Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób iPartner.tech sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku z całokształtem prowadzonej działalności - zarówno w ramach serwisu internetowego dostępnego w domenie ipartner.tech (dalej: Serwis), jak i poza nim.

Polityka ma charakter nadrzędny i obejmuje wszystkie procesy przetwarzania danych osobowych zachodzące w naszej firmie, w tym dotyczące:

• osób korzystających z Serwisu i kontaktujących się z nami (m.in. przez formularz kontaktowy, newsletter, umawianie konsultacji),

• klientów i kontrahentów oraz osób ich reprezentujących lub wyznaczonych do kontaktu,

• osób korzystających z poszczególnych usług świadczonych przez iPartner.tech (m.in. zarządzania drukarką fiskalną / eParagonów, wdrożeń, usług informatycznych, działań promocyjnych),

• innych osób, których dane przetwarzamy w związku z prowadzoną działalnością.

Poszczególne usługi iPartner.tech posiadają własne, dedykowane regulaminy określające zasady i warunki ich świadczenia. Regulaminy te regulują kwestie umowne danej usługi, natomiast zasady przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do wszystkich tych usług oraz całej działalności firmy określa niniejsza Polityka prywatności. W zakresie ochrony danych osobowych niniejsza Polityka ma zastosowanie do każdej z tych usług.

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest iPartner.tech sp. z o.o. z siedzibą w Radomsku, ul. Reja 74, 97-500 Radomsko, NIP: 7722438005, REGON: 529639920, KRS: 0001125774 (dalej: Administrator lub my).

2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych:

   • e-mail: info@ipartner.tech

   • telefon: 881 404 500 (w godzinach pracy: poniedziałek-piątek, 7:00-16:00)

   • formularz kontaktowy: ipartner.tech/kontakt

   • korespondencyjnie: na adres siedziby wskazany powyżej.

3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się pod adresem info@ipartner.tech.

§ 2. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w zależności od tego, w jaki sposób korzystasz z Serwisu lub kontaktujesz się z nami.

2.1. Formularz kontaktowy

• Zakres danych: nazwa firmy lub NIP, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu (opcjonalnie), informacja o źródle kontaktu, treść wiadomości.

• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, obsługa korespondencji oraz - w razie zainteresowania ofertą - podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i kontakcie biznesowym).

2.2. Rejestracja do usług

• Zakres danych: pełna nazwa firmy, NIP, osoba reprezentująca, adres e-mail (w tym adres do faktur elektronicznych), dane osoby wyznaczonej do kontaktu technicznego (imię i nazwisko, telefon, e-mail), a w przypadku usług sprzętowych również adres odbioru/nadania urządzenia oraz dane nadawcy.

• Cel: zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług, wystawianie i przesyłanie faktur, prowadzenie bieżącego kontaktu w sprawach realizacji.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt w sprawach realizacji, dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

2.3. Umawianie konsultacji

• Zakres danych: imię, NIP lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, temat spotkania.

• Cel: organizacja i przeprowadzenie konsultacji online (m.in. za pośrednictwem usługi Google Meet), w tym wysłanie zaproszenia i potwierdzenia terminu.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie rozmów handlowych i obsługa zainteresowanych).

2.4. Newsletter

• Zakres danych: adres e-mail (opcjonalnie imię).

• Cel: przesyłanie informacji handlowych, marketingowych oraz treści dotyczących naszych usług.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w związku z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Zgodę można w każdej chwili cofnąć, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia.

2.5. Pliki cookies, analityka i marketing

• Zakres danych: identyfikatory plików cookies, dane o aktywności w Serwisie, adres IP, dane przeglądarki i urządzenia.

• Cel: zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, analiza statystyczna ruchu oraz działania marketingowe i remarketingowe.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (cookies niezbędne) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda - w odniesieniu do cookies preferencyjnych, analitycznych i marketingowych).

• Szczegóły opisuje odrębna Polityka cookies.

2.6. Rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie roszczeń

• Zakres danych: dane podane w zgłoszeniu reklamacyjnym oraz dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek rozpatrzenia reklamacji) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

2.7. Realizacja poszczególnych usług iPartner.tech

• Zakres danych: dane niezbędne do zawarcia i wykonania danej usługi, w zakresie wynikającym z dedykowanego regulaminu tej usługi (m.in. dane firmy, dane osób reprezentujących i osób do kontaktu, dane rozliczeniowe, dane techniczne związane z realizacją).

• Cel: zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie konkretnej usługi, jej rozliczenie oraz obsługa.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt w sprawach realizacji oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

• Warunki świadczenia danej usługi określa jej odrębny regulamin; niezależnie od tego przetwarzanie danych osobowych w ramach każdej z usług podlega niniejszej Polityce prywatności.

§ 3. Okresy przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• Zapytania z formularza kontaktowego oraz konsultacje niezakończone zawarciem umowy: do czasu zakończenia obsługi sprawy, a następnie maksymalnie 12 miesięcy; w razie ewentualnych roszczeń - do ich przedawnienia.

• Dane związane z zawarciem i realizacją umowy: przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady do 3 lat dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, maksymalnie do 6 lat).

• Faktury i dokumentacja księgowa: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

• Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter): do momentu cofnięcia zgody.

• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. marketing własny): do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

• Pliki cookies: zgodnie z czasem życia poszczególnych plików lub do momentu cofnięcia zgody albo usunięcia plików w przeglądarce; szczegóły w Polityce cookies.

§ 4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

1. Dane osobowe możemy powierzać lub udostępniać zaufanym podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie odpowiednich umów. Do kategorii odbiorców należą m.in.:

   • Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC) - poczta i narzędzia biurowe (Google Workspace), analityka (Google Analytics), reklama (Google Ads), spotkania online (Google Meet);

   • Framer B.V. - dostawca platformy (CMS) i hostingu Serwisu;

   • cyberFolks (H88 S.A.) - hosting i obsługa poczty elektronicznej;

   • Meta Platforms Ireland Ltd. - narzędzie marketingowe Meta Pixel;

   • LinkedIn Ireland Unlimited Company - działania marketingowe;

   • DPD Polska sp. z o.o. oraz InPost sp. z o.o. - realizacja przesyłek;

   • biuro rachunkowe oraz dostawcy usług IT współpracujący z Administratorem;

   • podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

2. Lista narzędzi marketingowych i analitycznych odzwierciedla aktualny stan - jej zakres może ulegać zmianom; aktualne informacje zawiera Polityka cookies.

§ 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza EOG.

2. Niektóre z narzędzi, z których korzystamy (m.in. Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, LinkedIn), są dostarczane przez podmioty z grup kapitałowych mających siedzibę w USA. W związku z tym część danych (np. identyfikatory cookies, dane o aktywności w Serwisie) może być przekazywana do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów zapewniających odpowiedni stopień ochrony, tj. decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Masz prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami pod adresem info@ipartner.tech.

   
   

§ 6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,

• sprostowania (poprawienia) danych,

• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia),

• wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem info@ipartner.tech.

§ 7. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

1. Stan obecny. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
   
   

2. Profilowanie marketingowe. W ramach działań marketingowych prowadzonych przy użyciu narzędzi zewnętrznych (m.in. Google Ads, Meta Pixel, LinkedIn) może dochodzić do profilowania polegającego na analizie aktywności użytkownika w celu dopasowania treści reklamowych (remarketing, reklama kontekstowa). Profilowanie to:

   • odbywa się na podstawie zgody wyrażonej w zakresie plików cookies marketingowych,

   • nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób,

   • może zostać w każdej chwili wycofane poprzez zmianę ustawień zgody na pliki cookies.
     
     

3. Planowane rozszerzenie zakresu. Administrator zastrzega, że w przyszłości może wprowadzić szersze formy profilowania oraz częściowo lub w pełni zautomatyzowanego przetwarzania, w szczególności w celu:

   • personalizacji treści, ofert i komunikacji kierowanej do użytkownika,

   • segmentacji klientów i osób zainteresowanych usługami (np. według branży, skali działalności, historii kontaktu),

   • oceny zainteresowania ofertą oraz prognozowania potrzeb (scoring marketingowy/sprzedażowy),

   • automatyzacji obsługi zapytań, zgłoszeń i procesów posprzedażowych,

   • przeciwdziałania nadużyciom i zapewnienia bezpieczeństwa.
     
     

4. Podstawy i zabezpieczenia przy rozszerzeniu. W przypadku wprowadzenia profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji, o których mowa w ust. 3, Administrator:

   • oprze przetwarzanie na właściwej podstawie prawnej (zgodzie, niezbędności do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionym interesie),

   • zaktualizuje niniejszą Politykę i poinformuje o tym w sposób przewidziany w § 10,

   • jeżeli decyzje będą podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany i wywoływać będą skutki prawne lub podobnie istotne - zapewni użytkownikowi prawo do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania decyzji, a także przekaże informacje o zasadach takiego przetwarzania i jego możliwych konsekwencjach.
     
     

5. Niezależnie od powyższego użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym profilowania) opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz prawo cofnięcia zgody, na zasadach opisanych w § 6.

   
   

§ 8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest warunkiem skorzystania z określonych funkcji lub usług (np. udzielenie odpowiedzi na zapytanie, zawarcie umowy, umówienie konsultacji, zapis do newslettera). Brak podania danych niezbędnych może uniemożliwić realizację danego celu.

§ 9. Pliki cookies

Zasady stosowania plików cookies oraz podobnych technologii opisuje odrębna Polityka cookies dostępna w Serwisie.

§ 10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w razie zmiany przepisów prawa, stosowanych narzędzi lub zakresu działalności. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.