Przy kilkudziesięciu czy kilkuset zamówieniach dziennie ręczne wystawianie dokumentów sprzedaży zajmuje mnóstwo czasu i łatwo o pomyłkę - wystarczy błędnie przepisany numer NIP albo pominięte zamówienie. Base.com potrafi wystawiać faktury i paragony samodzielnie: wystarczy skonfigurować automatyczne akcje, które zareagują na zmianę statusu zamówienia. W tej instrukcji pokazujemy trzy typowe scenariusze - sprzedaż krajową, sprzedaż do Unii Europejskiej oraz obsługę faktur generowanych w zewnętrznym systemie ERP.

Zanim zaczniesz

Do skonfigurowania opisanych automatyzacji przygotuj:

• konto Base.com z dostępem do modułu automatycznych akcji,

• serie numeracji dokumentów - jeżeli sprzedajesz również za granicę, najlepiej utworzyć oddzielne serie dla Polski i dla sprzedaży zagranicznej,

• drukarkę fiskalną podłączoną odpowiednią wtyczką - tylko jeżeli chcesz automatycznie fiskalizować paragony,

• informację, czy Twoja firma rozlicza VAT w procedurze OSS - od tego zależy konfiguracja sprzedaży unijnej.

Serie numeracji utworzysz w ustawieniach Base.com - ich konfigurację producent opisuje w artykule „Dokumenty sprzedaży” w swojej bazie wiedzy.

Faktura dla klienta z Polski, który podał NIP

Najpierw zdecyduj, w którym momencie dokument ma powstawać. W poniższym przykładzie automatyzacja uruchamia się, gdy zamówienie otrzymuje status Spakowane - faktura wystawi się więc dopiero po skompletowaniu paczki.

1. Utwórz nową automatyczną akcję i jako zdarzenie wybierz Ustawiono status: Spakowane.

2. Dodaj warunek NIP: Podano numer NIP.

3. Ogranicz akcję do sprzedaży krajowej. System pozwala filtrować po kraju dostawy, kraju faktury albo obu naraz - w tym przykładzie wybierz Kraj faktury: Polska, czyli kraj podany w danych do faktury (ten, w którym firma kupującego jest zarejestrowana).

4. Dodaj akcję Wystaw fakturę i wskaż właściwą serię numeracji. Stawkę VAT możesz pobrać z serii numeracji, z zamówienia albo zdefiniować konkretną wartość, którą automatyzacja ustawi na fakturze.

[INFO] W tym scenariuszu kuszący bywa też warunek „Klient chce fakturę”. Zależnie od źródła zamówienia klient mógł jednak zaznaczyć chęć otrzymania faktury i nie podać numeru NIP - bezpieczniej oprzeć automatyzację na warunku sprawdzającym sam NIP.

Paragon lub faktura imienna, gdy NIP-u brak

Jeżeli kupujący nie podał numeru NIP, zamiast faktury na firmę wystawia się fakturę imienną albo paragon - zależnie od tego, jak dokumentujesz sprzedaż konsumencką. Nie musisz budować automatyzacji od zera: skopiuj poprzednią akcję, zmień warunek NIP na Brak numeru NIP, a jako akcję wybierz inną serię numeracji faktur lub Wystaw paragon.

Pamiętaj, że fiskalizacja paragonów w Base.com wymaga drukarki fiskalnej podłączonej do systemu za pomocą odpowiedniej wtyczki. Szczegóły znajdziesz w artykule producenta „Paragony - drukarka fiskalna”.

[CTA] Fiskalizacja bez drukarki przy biurku

W iPartner.tech wdrażamy fiskalizację w chmurze zintegrowaną z Base.com i pomagamy dobrać urządzenia fiskalne pod e-commerce - paragony fiskalizują się automatycznie, bez fizycznej obsługi urządzenia przy każdym zamówieniu.

Zobacz, jak to działa

Faktura dla klienta z Unii Europejskiej

Kolejna automatyzacja obsłuży zamówienia od firm z krajów Unii Europejskiej innych niż Polska. Dla kontrahentów z aktywnym numerem VAT UE wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów może być fakturowana ze stawką VAT 0%.

1. Utwórz nową automatyczną akcję ze zdarzeniem Ustawiono status: Spakowane.

2. Dodaj warunek Kraj faktury: Unia Europejska, a następnie wykluczenie Nie: Polska.

3. Dodaj warunek Status VAT EU (VIES): Aktywny. Od wyniku weryfikacji kontrahenta w systemie VIES zależy, czy fakturę można wystawić ze stawką 0% - działanie tego warunku producent opisuje w artykule „Weryfikacja VAT UE”.

4. Dodaj akcję Wystaw fakturę i wybierz serię numeracji przeznaczoną dla dostaw wewnątrzwspólnotowych.

[INFO] Rozliczasz się w procedurze VAT OSS? Opcję „Użyj stawki VAT obowiązującej w kraju kupującego (OSS)” włącz w ustawieniach serii numeracji, a w automatyzacji ustaw Stawka VAT: Zgodnie z serią numeracji - właściwa stawka dla kraju kupującego dobierze się sama.

Wysyłka faktury wystawionej w systemie ERP

Jeżeli dokumenty sprzedaży powstają w Twoim systemie ERP i trafiają do Base.com przez zewnętrzny integrator albo API, momentu wystawienia nie kontroluje już automatyzacja Base - może ona jednak zareagować na pojawienie się gotowego dokumentu. W tym przykładzie system wyśle wgraną fakturę e-mailem do klienta.

1. Jako zdarzenie nowej automatycznej akcji wybierz Wgrano pdf z fakturą (API).

2. Warunki są w tym scenariuszu opcjonalne - możesz dodać własne albo całkiem je pominąć.

3. Dodaj akcję Wyślij e-mail i wskaż szablon wiadomości zawierający fakturę w załączniku, a także nadawcę oraz typ wiadomości.

[CTA] Integracja Base.com z Twoim ERP

Na co dzień łączymy Base.com z programami magazynowo-księgowymi i systemami ERP - m.in. Subiekt nexo czy Comarch ERP Optima - tak, aby dokumenty i stany magazynowe przepływały między systemami bez ręcznej pracy.

Sprawdź, jakie integracje wdrażamy