Moduł fakturowania w Apilo wystawia faktury i paragony do zamówień ze wszystkich kanałów sprzedaży - ręcznie albo w pełni automatycznie, razem z wysyłką dokumentu do klienta. Zanim jednak wystawisz pierwszy dokument, warto przemyśleć numeracje i ustawienia VAT, bo części z nich nie da się później zmienić.

Zanim zaczniesz

• dane firmy, które mają pojawiać się na dokumentach (w tym bank, SWIFT i numer konta),

• plan numeracji: możesz przygotować kilka szablonów faktur dla poszczególnych kanałów sprzedaży - w różnych językach i walutach,

• jeżeli korzystasz z KSeF - integrację podłączysz według osobnego poradnika producenta.

Konfiguracja faktur i numeracji

Przejdź do zakładki Administracja, pozycja Księgowość konfiguracja, i kliknij Rozpocznij konfigurację. W formularzu ustawisz osobno opcje faktur i paragonów. Po zapisaniu i ponownej edycji pojawi się dodatkowo opcja zmiany wzoru numeracji. Jeżeli potrzebujesz rozpocząć numerację od konkretnego numeru, zgłoś się do BOK Apilo przez czat lub mailowo.

[UWAGA] Po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie zmienisz już pól typ, waluta na fakturze ani typ numeracji - zaplanuj serie przed startem sprzedaży. Zmiana pozostałych pól nie wpływa na wystawione wcześniej dokumenty.

VAT na fakturach i procedura OSS

Jeżeli w polu Domyślny VAT na pozycjach zamówienia wybierzesz konkretną wartość, nadpisze ona podatek przy wszystkich pozycjach. Przy ustawieniu Taki sam jak na zamówieniu na fakturę trafia VAT przekazany przez kanał sprzedaży, a gdy kanał go nie zwróci - stawka z karty produktu (oferta musi być połączona z produktem w Relacjach produktów). Dla faktur OSS wybierz opcję Użyj podstawowej stawki VAT wg kraju kupującego (OSS) - podatek naliczy się według kraju z danych do faktury.

[INFO] Większość kanałów sprzedaży nie zwraca stawki VAT przy pozycjach zamówienia - np. dla Allegro trzeba ustawić VAT w parametrach aukcji. Warto też uzupełnić VAT w magazynie Apilo, aby prawidłowo wczytywał się do faktur i raportów sprzedaży.

Przesyłka i konto bankowe na fakturze

Opcja Dodaj cenę proporcjonalnie ukrywa przesyłkę jako osobną pozycję i wlicza jej koszt proporcjonalnie w ceny towarów - np. zamówienie z dwoma przedmiotami po 4 zł i przesyłką za 12 zł da fakturę z dwiema pozycjami po 10 zł. Numer konta bankowego umieścisz w nagłówku, stopce albo w podsumowaniu faktury - w podsumowaniu pojawi się tylko wtedy, gdy w konfiguracji wypełniono pola Bank, SWIFT i Konto, kupujący wybrał przelew bankowy, a faktura nie jest jeszcze opłacona.

Ręczne wystawianie dokumentów i korekty

Pojedynczy dokument wystawisz ze szczegółów zamówienia: kliknij przycisk Dokument w prawym górnym rogu, wybierz numerację i pobierz gotową fakturę przyciskiem Drukuj. Fakturę bez powiązania z zamówieniem utworzysz w zakładce Zamówienia, pozycja Dokumenty księgowe, przyciskiem +Faktura - dane nabywcy pobierzesz z wcześniejszych zamówień (Znajdź) albo z GUS po numerze NIP, a produkty wyszukasz z bazy towarów. Pamiętaj: taka faktura nie odejmie stanu magazynowego. Korektę wystawisz ze szczegółów dokumentu przyciskiem Faktura korygująca - zmień przynajmniej jedną pozycję, a żeby anulować sprzedaż pozycji, ustaw jej ilość na 0.

Automatyczne wystawianie i wysyłka faktur

Apilo może samo wygenerować fakturę i wysłać ją klientowi. W zakładce Administracja, pozycja Zadania automatyczne, dodaj nowe zadanie: wybierz zdarzenie i warunki, a następnie dwie akcje w tej kolejności - najpierw Dokument sprzedaży z wybraną serią numeracji, potem Wyślij e-mail z szablonem zawierającym fakturę. Kolejność ma znaczenie: dokument musi powstać, zanim system dołączy go do wiadomości.

Faktury mogą też trafiać wprost do zamówień w marketplace (np. Allegro, Amazon): w zakładce Administracja, pozycja Kanały sprzedaży, wejdź w wybrany kanał, przejdź do sekcji Ustawienia eksportu i skonfiguruj opcję Faktury do kanału sprzedaży. Kupującemu udostępnisz fakturę także w strefie klienta - włącz w Ustawieniach ogólnych opcję wyświetlania linku do pobrania faktury i używaj zmiennej Link do strefy klienta w szablonach wiadomości.

Gdzie znajdziesz wystawione dokumenty

Informacja o fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia (sekcja Dokumenty powiązane) oraz w zakładce Zamówienia, pozycja Dokumenty księgowe. Z tego miejsca pobierzesz też dokumenty masowo (jeden zbiorczy PDF albo archiwum ZIP z osobnymi plikami) oraz wygenerujesz zestawienie dla księgowości przyciskiem Rejestr sprzedaży - plik zawiera numer faktury, datę, dane nabywcy, kwoty netto i brutto, walutę oraz kurs. Dla faktur OSS przefiltruj wcześniej listę po kraju zamówienia.

[CTA] Faktury z Apilo gotowe na KSeF

Przygotowujemy firmy do obowiązkowego KSeF - porządkujemy numeracje i procesy fakturowania w Apilo oraz łączymy je z systemem e-faktur.

Zobacz, jak pomagamy z KSeF