Manager Zamówień to serce Apilo - tu spływają zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży i tu decydujesz, jak wygląda ich obsługa. Dobrze ułożone statusy i grupy sprawiają, że jednym rzutem oka widzisz, co czeka na płatność, co trzeba spakować, a co już pojechało do klienta.

Zanim zaczniesz

• konto Apilo z podłączonymi kanałami sprzedaży (marketplace, sklep internetowy), z których spływają zamówienia,

• przemyślany schemat pracy: jakie etapy przechodzi zamówienie w Twojej firmie - to one staną się statusami i grupami.

Lista zamówień

Zamówienia znajdziesz w zakładce Zamówienia, pozycja Lista zamówień. Po lewej stronie widoczna jest ruchoma kolumna ze statusami i grupami - rozwijasz tylko tę grupę, z którą aktualnie pracujesz, a klik w ikonę zębatki przenosi do konfiguracji statusów. Pod numerem zamówienia widać jego status, a ikony przy zamówieniu pokazują m.in. stan płatności, wygenerowaną przesyłkę, wystawiony dokument sprzedaży i notatki - po najechaniu kursorem wyświetla się pełny opis. Forma dostawy jest pogrubiona, a z bocznych akcji podejrzysz szczegóły, utworzysz przesyłkę (niezależnie od statusu zamówienia) albo spakujesz zamówienie.

O tym, co widać na liście, decydujesz w zakładce Administracja, pozycja Ustawienia ogólne, sekcja Lista zamówień, przycisk Edycja. Filtry wyszukiwania działają w obrębie wybranego statusu - zamówienie w innym statusie znajdziesz przez status Wszystkie albo wyszukiwarkę ogólną w prawym górnym rogu. Klik w liczbę przy grupie pokaże zamówienia ze wszystkich statusów tej grupy. Po zaznaczeniu zamówień wykonasz akcje masowe: eksport do CSV lub XLS, wydruki szczegółowe i wysyłkowe, łączenie zamówień, zwroty płatności i prowizji dla Allegro, zmianę statusu, tagi, pakowanie oraz generowanie przesyłek.

[INFO] Edycja widoczności danych dotyczy wyłącznie listy zamówień - w widoku szczegółowym zamówienia zawsze widać wszystkie informacje.

Własne statusy i grupy zamówień

Statusy konfigurujesz w zakładce Administracja, pozycja Statusy zamówień. Statusy oznaczone kłódką są domyślne - nie usuniesz ich, nie dezaktywujesz ani nie zmienisz nazwy, ale możesz nadać im kolor, przypisać grupę i zdecydować, czy anulowanie ma wpływać na stany magazynowe oraz raporty. Własny status utworzysz przyciskiem Nowy status: nadajesz nazwę, kolor, grupę i aktywność. Status usuniesz lub dezaktywujesz tylko wtedy, gdy nie ma w nim żadnych zamówień - system pilnuje tego komunikatem.

Grupy statusów tworzysz w zakładce Grupy statusów przyciskiem Dodaj grupę statusów (nazwa + kolor). Statusy przeniesiesz do grupy masowo - zaznacz je i kliknij Przypisz grupę. Kolejność statusów w grupie zmieniasz suwakiem, przy czym nadrzędna jest kolejność samych grup. Po usunięciu grupy jej statusy trafiają automatycznie do domyślnej grupy Pozostałe.

Szczegóły zamówienia

Klik w numer zamówienia otwiera widok szczegółowy z kompletem danych. Zmienisz tu status, dodasz wiadomość lub załącznik (wewnętrzny albo wysyłany do klienta), podejrzysz historię zmian, przesyłki, płatności i dokumenty powiązane. Dostępne są też akcje: podgląd strefy klienta, wygenerowanie etykiety wysyłkowej, dodanie płatności, wydruki, zwrot płatności lub prowizji dla zamówień z Allegro, pakowanie oraz edycja zamówienia.

[UWAGA] Zamówień w statusie Niepotwierdzone nie zmieniaj ręcznie ani nie realizuj - kupujący wciąż może je modyfikować. Zamówienie z Allegro potwierdzi się samo po opłaceniu (przejdzie w status Nowe), a przy zamówieniach dodanych ręcznie możesz wysłać klientowi prośbę o potwierdzenie bezpośrednio z panelu.

[CTA] Apilo skrojone pod Twoją firmę

Jako partner Apilo wdrażamy system od zera - układamy statusy i grupy pod realne procesy magazynu, konfigurujemy integracje i automatyzacje.

Poznaj naszą ofertę wdrożeń Apilo