eParagony – na czym polega usługa i czy warto je wdrożyć?

W dobie dynamicznego rozwoju handlu internetowego oraz rosnących oczekiwań klientów wobec wygody i ekologii, coraz większą popularność zyskują eParagony. To nowoczesne rozwiązanie stanowi cyfrową alternatywę dla tradycyjnych, papierowych potwierdzeń zakupu i wpisuje się w szerszy trend digitalizacji procesów sprzedażowych.

Spis treści

1. Czym jest eParagon- definicja i aspekt prawny

2. Dla kogo eParagony i po co?

3. Strona techniczna - jak to działa?

4. Jak przebiega wdrożenie?

5. Ile kosztuje wdrożenie - czy to się opłaca?

6. FAQ- najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące eParagonów

1. Czym jest eParagon - definicja i aspekt prawny

eParagon to plik techniczny, który powstaje po fiskalizacji dokumentu na drukarce fiskalnej. Jest on dostępny pod linkiem, zazwyczaj wysyłany mailem. Pod przesłanym linkiem dostępna jest wizualizacja tego pliku, która wygląda jak paragon standardowy.

Ujmując najprościej - eParagony to paragony w postaci elektronicznej.

Nie jest to jednak zwykły pdf.

Ułatwieniem dla klienta jest to, że do odbioru pliku nie potrzebuje on żadnej aplikacji mobilnej. Klient otrzymuje gotowy plik oraz czytelną wizualizację - czyli paragon w wersji elektronicznej.

Przykładowy eParagon (plik techniczny + wizualizacja):

Jak to wygląda z prawnego punktu widzenia?

Jest to w pełni legalne i zgodne z przepisami rozwiązanie. Ustawy regulujące:

1. Nowelizacja Ustawy VAT o podatku od towarów i usług z dnia 31 marca 2020

2. Nowelizacja Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących

3. Nowelizacja Rozporządzenia Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT) w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące

Więcej na temat zgodności z przepisami znajdziesz w linku na dole artykułu.

2. Dla kogo eParagony i po co?

Kto może skorzystać z usługi? Najczęściej są to grupy sprzedawców:

• Sprzedaż e-commerce / sprzedaż online

• Bilety, ebooki

• Sprzedaż usług - np. adwokackie, tłumaczeń, konsultacje płatne

• Sprzedaż z dostawą do klientów (np. posiłki/ zamówienia, które na miejscu u klienta, mogą się zmienić)

eParagony to nie tylko oszczędność czasu - sprawdź co zyskasz wprowadzając tę usługę w swojej działalności!

• Główną korzyścią wynikającą z wprowadzenia usługi jest skracanie czasu poświęconego dla jednego zamówienia. W rozrachunku dnia, tygodnia czy miesiąca może być to nawet kilkadziesiąt godzin, które możesz przeznaczyć na inne prace oraz obsługę większej ilości zamówień.
  
  Zobaczmy w liczbach: oczekiwanie na paragon + wsadzenie go do paczki to "tylko" jakieś 15 sekund. Przy 500 paczkach dziennie daje 7500 sekund. W skali miesiąca oznacza to około 40 GODZIN zaoszczędzonego czasu.

• Paragony elektroniczne to również oszczędność sprzętu- mając kilka stanowisk pracy nie musisz posiadać wielu drukarek. Drukarka może wystawić kilkanaście tysięcy paragonów dziennie. Realnie zmniejsza to zużycie sprzętu oraz ilość papieru potrzebnego przy generowaniu tradycyjnego paragonu.

• Nie musisz wkładać ich również do każdej paczki. Program obsłuży klienta za Ciebie wysyłając wersje elektroniczną. Dzięki temu rozdzielisz proces pakowania od księgowania. Jest to też świetna opcja dla firm korzystających z modelu sprzedaży typu fullfilment.

• Co jeszcze zyskasz wdrażając usługę eParagonów? Pokażesz, że Twoja firma idzie w dobrym, nowoczesnym kierunku. Zadbasz o środowisko, ale też komfort klientów, którzy mogą mieć paragon pod ręką dostępny w każdej chwili.

• Nie musisz pamiętać o raportach dobowych - zostaną wygenerowane automatycznie bez konieczności wydruku.

  
  

• Ułatwia zwroty zwróconych produktów - w programie firma posiada dostęp do każdego eParagonu, który zawiera niezbędne dane do prowadzenia ewidencji zwrotów.

Tyle korzyści - czy są wady tego rozwiązania?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że tak. Zobacz jednak czy faktycznie tak jest.

1. Problem: Wysoki koszt wdrożenia usługi:

Odpowiedź: Z uwagi na pracę z bazami SQL i serwerem wymagane jest doświadczenie firmy wdrożeniowej. Koszt zwraca się jednak natychmiast (nawet już w pierwszym miesiącu użytkowania!).

Dzieje się tak m. in ze względu na realne oszczędności finansowe np. obsługi przez biuro rachunkowe (obsługa faktur B2C potrafi być dodatkowym kosztem na kilka tysięcy). To też oszczędność czasu ludzkiego - szybkość pakowania paczek dzięki automatyzacji procesów.

2. Problem: Czy to jest zgodne z przepisami?

Odpowiedź: Tak - eParagony działają na podstawie przepisów. W przeszłości niektórzy paragonem elektronicznym nazywali PDF wysłany do klienta lub plik graficzny dostępny w aplikacji mobilnej. Takie pliki nie spełniają jednak wymagań prawnych - nie są paragonami elektronicznymi.

3. Problem: Brak kontroli nad fiskalizacją

Odpowiedź: Każdy zafiskalizowany paragon jest widoczny w panelu lub w programie oraz ujęty w raporcie dobowym. Paragon elektroniczny jest dostępny w systemie aż 5 lat od daty wydania.

4. Problem: Odbiorca kwestionuje eParagon

Odpowiedź: Żyjemy w czasach cyfryzacji. Coraz więcej klientów korzysta z elektronicznych dokumentów, dlatego nie dziwi ich również taka wersja paragonów. eParagon jest już nawet wdrożony w niektórych Supermarketach, dzięki czemu klienci mogą się obyć z takim rozwiązaniem.

3. Strona techniczna - jak to działa?

Jak dokładnie wygląda proces tworzenia eParagonów? Poniżej zobaczysz mechanizm krok po kroku:

↓ Klient dokonuje zakupu

↓ Utworzenie dokumentu do fiskalizacji

W systemie sprzedaży tworzony jest dokument (jak standardowy paragon). Integracja pobiera dokument i wysyła do repozytorium do fiskalizacji.

↓ Fiskalizacja i eParagon

Dane do fiskalizacji są przesłane do drukarki fiskalnej (lokalnej lub przekazanej do obsługi zewnętrznej). Status fiskalizacji oraz eParagon (plik techniczny) drukarka przesyła do Repozytorium. eParagon zawiera takie same dane jak wersja papierowa. eParagon oraz wizualizacja dostępne są pod wygenerowanym linkiem.

↓ Informacje do systemu sprzedaży

Dane o eParagonie trafiają do programu sprzedaży, z którego zostały wysłane dane. Operator ma pełny wgląd w przebieg fiskalizacji oraz eParagon.

↓ Dostarczenie do klienta

Link do eParagonu wysyłany zostaje na adres e-mail lub numer telefonu podany przez klienta (SMS z linkiem). Może zostać też wgrany do MarketPlace (np. Allegro wymaga takiej formy przekazania eParagonu).

↓ Archiwizacja i dostęp

Dane w repozytorium przechowywane są 5 lat zgodnie z przepisami. Dane są zabezpieczone kryptograficznie, co uniemożliwia ich późniejszą modyfikację.

Klient może w dowolnym momencie pobrać dokument, a urząd skarbowy - zweryfikować jego autentyczność przez systemy KAS. Sprzedawca może też udostępnić panel klienta z historią paragonów.

W skrócie:

program sprzedażowy wysyła dane do fiskalizacji → drukarka fiskalizuje dokument → eParagon pojawia się pod wygenerowanym linkiem → dane o fiskalizacji wgrywane są do programu sprzedażowego → klient odbiera maila z linkiem do eParagonu

4. Jak przebiega wdrożenie?

Czas wdrożenia usługi wynosi od dwóch do kilku godzin - przy trudniejszych wdrożeniach pełny proces trwa do 2 dni. Co obejmuje i jak wygląda z naszej strony?

1. Przed

   • Przygotowania: ustalenia funkcjonowania
     
     

2. W trakcie

   • Integracja z programem

   • Przygotowanie drukarki fiskalnej

   • Testy , szkolenie personelu
     
     

3. Po

   • Support powdrożeniowy - Firmy dbające o jakość wsparcia cenią pomoc w postaci Supportów

Sprawdź jakie wymagania techniczne musisz spełnić, aby usługa mogła działać w Twojej firmie:

• Drukarka fiskalna (nie kasa fiskalna) z wymaganą wersją oprogramowania:

  • Większość drukarek spełnia wymagania lub wystarczy zaktualizować. Koszt aktualizacji to ok. 100 zł. Sprawdź czy Twoja drukarka jest na liście obsługiwanych urządzeń

  • Jeśli nie masz drukarki lub nie jest obsługiwana - możesz nabyć ją bezpośrednio u nas.
    
    

• Program do obsługi - Wdrażamy eParagony praktycznie na większości popularnych systemach: od popularnych programów księgowych (Subiekt, Comarch) po sklepy internetowe czy systemy zarządzania zamówieniami: np. Base, Apilo czy SellAsist.
  
  

• Internet
  
  

• Dane klienta - odbiorcy potrzebne do wysyłki maila z paragonem elektronicznym
  
  

  
  

Przykładowe programy na jakich wdrażamy eParagony:

5. Ile kosztuje wdrożenie eParagonów - czy to się opłaca?

Zapytaj ile kosztuje wdrożenie eParagonów z twoim programem.

Dowiedz się więcej z tego artykułu - Koszt wdrożenia eParagonu. (Niebawem)

6. FAQ- najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące eParagonów

1. Czy jeżeli ktoś ma KSeF to automatycznie działa usługa eparagonu?

   Odpowiedź: Nie

   
   

2. Czy można połączyć sprzedaż online (eParagon) ze sprzedażą stacjonarną na tej samej drukarce?

   Odpowiedź: Tak, w pierwszej kolejności realizowana jest fiskalizacja sprzedaży stacjonarnej, paragony online czekają w buforze.

   
   

3. Jak jest ewidencjonowana sprzedaż eParagonowa?

   Odpowiedź: Sprzedaż jest ewidencjonowana na raporcie dobowym i miesięcznym.

   
   

4. Kto może wystawiać eParagon

   Odpowiedź: Może go wystawić każdy podatnik.

   
   

5. Czy mogę wypróbować system przed zakupem?

   Odpowiedź: Tak, możesz testować rozwiązanie przez 30 dni bez żadnych zobowiązań.

   
   

6. Czy zapłacę za konsultacje?

   Odpowiedź: Nie. Konsultacje są bezpłatne. Jeżeli będzie potrzebne dodatkowe spotkanie w celu omówienia aspektów technicznych ono również będzie bezpłatne.

Podsumowanie

eParagony to wygodne i nowoczesne rozwiązanie również dla Twojej firmy. Przyspiesz procesy i usprawnij obsługę sprzedaży dzięki tej usłudze. Zapewniamy kompleksowe wdrożenie oraz pełną integrację z systemem. Napisz do nas po więcej informacji → tutaj

Przydatne linki:

Sprawdź czy Twój system jest kompatybilny

Rozporządzenie o kasach rejestrujących

Zmiana ustawy o podatku