OMS - czym jest system zarządzania zamówieniami?

Wraz z rozwojem sprzedaży internetowej rośnie liczba zamówień, kanałów sprzedaży oraz systemów wykorzystywanych do obsługi klientów. Na początku działalności niektóre firmy decydują się na ręczną realizację zamówień, jednak wraz z rozwojem firmy i coraz większą sprzedażą pojawiają się błędy, opóźnienia i problemy z kontrolą nad realizacją zamówień.

Jednym z rozwiązań tych wyzwań jest OMS, czyli system zarządzania zamówieniami. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest OMS, jak działa, jakie problemy rozwiązuje oraz kiedy jego wdrożenie ma największy sens.

Spis treści:

1. Czym jest OMS?

2. Jakie problemy rozwiązuje platforma OMS?

3. Jak działa system zarządzania zamówieniami?

4. Z jakimi systemami można zintegrować OMS?

5. Jakie są potencjalne wady systemu?

6. Co powinno obejmować wdrożenie?

7. Aspekty prawne związane z systemem OMS

8. FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Czym jest OMS?

OMS (Order Management System) to system zarządzania zamówieniami, który odpowiada za obsługę całego procesu realizacji zamówienia - od momentu zakupu przez klienta aż po wysyłkę, zwrot lub reklamację.

W praktyce OMS czasem nazywany też Order Manager pełni rolę centrum komunikacji pomiędzy sklepem internetowym, marketplace’ami, magazynem, systemem ERP oraz firmami kurierskimi. Dzięki temu wszystkie informacje o zamówieniach znajdują się w jednym miejscu.

System obsługi zamówień sprawdzi się przede wszystkim w firmach, które prowadzą sprzedaż internetową lub planują jej rozwój.

Najczęściej korzystają z niego:

• sklepy internetowe,

• firmy prowadzące sprzedaż na wielu marketplace’ach,

• przedsiębiorstwa handlowe rozwijające sprzedaż online,

• firmy planujące ekspansję do e-commerce,

• organizacje obsługujące wiele magazynów lub punktów wysyłkowych.

Im więcej kanałów sprzedaży oraz większa liczba zamówień, tym większe korzyści przynosi centralne zarządzanie procesem.

2. Jakie problemy rozwiązuje OMS?

Brak jednego miejsca do zarządzania zamówieniami prowadzi do wielu problemów organizacyjnych.

1. Problem: Ręczne przepisywanie danych

Jeżeli zamówienia trzeba przenosić ręcznie pomiędzy sklepem, ERP i magazynem, łatwo o pomyłki. Jest to większa ilość potrzebnego czasu na realizację jednego zamówienia.

Rozwiązanie: OMS automatycznie przekazuje dane pomiędzy systemami, eliminując konieczność wykonywania tych czynności przez pracowników, co przede wszystkim zmniejsza ilość błędów oraz czas poświęcony na obsługę zamówienia. Taki system pozwala obsługiwać zamówienia przy sprzedaży wielokanałowej z jednego panelu.

2. Problem: Brak kontroli nad stanami magazynowymi

Sprzedaż prowadzona jednocześnie w sklepie internetowym i na marketplace’ach może powodować sprzedaż produktów, których fizycznie już nie ma na magazynie.

Rozwiązanie: OMS w czasie rzeczywistym synchronizuje stany magazynowe pomiędzy wszystkimi kanałami sprzedaży.

3. Problem: Trudności z analizą sprzedaży

Rozproszone dane utrudniają przygotowanie raportów.

Rozwiązanie: System umożliwia centralne raportowanie sprzedaży oraz analizę efektywności poszczególnych kanałów.

Jakie inne korzyści daje OMS?

Dobrze wdrożony system pozwala uzyskać wiele korzyści organizacyjnych:

• pełną kontrolę nad wszystkimi zamówieniami,

• automatyzację procesów logistycznych,

• prostszą integrację z innymi systemami.

• ograniczenie liczby błędów operacyjnych,

• szybszą realizację zamówień,

• lepszą obsługę klientów,

• centralizację sprzedaży wielokanałowej,

• łatwiejsze skalowanie biznesu,

• lepszą analitykę i raportowanie.

3. Jak działa system zarządzania zamówieniami?

Najprościej można powiedzieć, że OMS zbiera zamówienia z różnych źródeł, przekazuje je do realizacji i kontroluje cały proces aż do zakończenia obsługi.

OMS odpowiada między innymi za:

• pobieranie zamówień z różnych kanałów sprzedaży,

• zarządzanie sprzedażą,

• kontrolę stanów magazynowych,

• kierowanie zamówień do realizacji,

• przekazywanie danych do ERP,

• generowanie dokumentów wysyłkowych,

• obsługę zwrotów i reklamacji.

Dzięki temu pracownicy nie muszą przełączać się pomiędzy wieloma systemami.

Ile trwa wdrożenie OMS?

Nie ma jednej odpowiedzi, ponieważ czas wdrożenia zależy od liczby integracji, magazynów, stopnia uporządkowania danych, liczby kanałów sprzedaży oraz planowanego zakresu automatyzacji.

W prostych przypadkach wdrożenie może potrwać kilka dni, natomiast bardziej rozbudowane projekty zajmują kilka tygodni.

4. Z jakimi systemami można zintegrować OMS?

Jedną z największych zalet OMS jest możliwość integracji z wieloma elementami środowiska e-commerce. Każdy liczący się OMS na rynku oferuje setki integracji z różnymi narzędziami, od tych niezbędnych poprzez wspierające realizację zamówień, kończąc na integracjach specjalistycznych.

Marketplace i aplikacje sprzedażowe

Centralne zarządzanie sprzedażą z wielu kanałów jednocześnie.

• Allegro,

• Empik Marketplace,

• Amazon,

• eBay,

• Temu

• In Post von Halsky

Platformy e-commerce - sklepy internetowe

OMS może automatycznie pobierać zamówienia z popularnych sklepów internetowych.

• Shoper,

• IdoSell,

• WooCommerce,

• Magento,

• Shopify,

• PrestaShop.

• I wiele innych…

Firmy kurierskie

Integracja umożliwia automatyczne generowanie listów przewozowych oraz śledzenie przesyłek.

• InPost,

• DPD,

• DHL,

• FedEx,

• Apaczka,

• Furgonetka,

• Sendit.

Systemy ERP i programy księgowe online

Odpowiadają za księgowość, fakturowanie oraz gospodarkę magazynową:

• Comarch Optima / XL

• Insert Subiekt GT / Nexo

• Enova 365

• Microsoft Dynamics 365

• SAP,

• wFirma

• InFakt

• Fakturownia

Systemy magazynowe (WMS)

Służą do zarządzania i optymalizacji gospodarki magazynowej, pakowania i kompletacji:

• Base WMS,

• easystorage,

• Elandis,

• Softlab WMS.

Praktyczne rozwiązania

Inne rozwiązania wspierające automatyzację pracy:

• eParagony,

• Responso,

• Slack,

• Akeno,

• n8n / make

5. Jakie są potencjalne wady systemu?

Jak każde rozwiązanie informatyczne w tym również system OMS wiąże się z pewnymi wyzwaniami.

• Wyzwanie: “Wysoki koszt wdrożenia”

  • W zamian: Na początku należy uwzględnić koszt konfiguracji oraz utrzymania systemu. Dla wielu firm inwestycja zwraca się jednak dzięki oszczędności czasu i ograniczeniu liczby błędów. Mniejsza ilość czasu poświęconego na obsługę pozwala zrealizować więcej zamówień krótszym czasie co realnie wpływa na koszty.

• Wyzwanie: “Czas potrzebny na naukę”

  • W zamian: Pracownicy muszą poznać nowe narzędzie, jednak późniejsza praca staje się znacznie bardziej uporządkowana co przekłada się na finalnie zaoszczędzony czas.

• Wyzwanie: “Problem z synchronizacja danych”

  • W zamian: Nieprawidłowo skonfigurowane integracje mogą powodować problemy z wymianą danych, dlatego tak ważne są testy przed uruchomieniem produkcyjnym, aby wszystkie procesy działały prawidłowo.

  
  

• Wyzwanie: “Zależność między systemami - Jeżeli jeden z kluczowych elementów infrastruktury przestanie działać, może to wpłynąć na cały proces realizacji zamówień”

  • W zamian: Warto zadbać o stabilne środowisko IT oraz odpowiednie procedury awaryjne.

  
  

6. Co powinno obejmować wdrożenie?

Teoretycznie wiele systemów można wdrożyć samodzielnie. W praktyce jednak firmy często korzystają ze wsparcia wyspecjalizowanej firmy, która szybko i sprawnie pomoże we wdrożeniu, dopasowaniu systemu do potrzeb firmy, najlepszym wykorzystaniu systemu i zastosowaniu najlepszych praktyk oraz dostępnych rozszerzeń.

Kompleksowe wdrożenie najczęściej obejmuje:

• wstępne konsultacje w celu dobrania odpowiedniego systemu,

• pogłębione konsultacje w celu ustalenia potrzeb i wymagań firmy,

• praktyczne podpowiedzi dotyczące działania i rozszerzenia możliwości jakie daje system

• Wdrożenie platformy

• integrację z wybranymi narzędziami,

• testy systemu,

• przekazanie na produkcje połączone ze szkolenie użytkowników,

• wsparcie po uruchomieniu systemu.

Sprawdź jakich zasad wdrożeniowych trzyma się iPartner.tech

Jakie są wymagania techniczne?

Przed wdrożeniem warto zadbać o:

• stabilne połączenie z Internetem,

• odpowiednią infrastrukturę IT,

• uporządkowanie danych (baza produktów, stany magazynowe)

Im lepiej przygotowane są dane, tym sprawniejsze będzie wdrożenie.

7. Aspekty prawne związane z systemem OMS

Sam system OMS nie jest wymagany przepisami prawa, jednak może ułatwiać spełnienie obowiązków wynikających z obowiązujących regulacji.

W szczególności wspiera:

• bezpieczne przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO,

• poprawną wymianę danych z systemami księgowymi,

• przygotowanie procesów związanych z fakturowaniem elektronicznym i obsługą KSeF (jeżeli wykorzystywany system ERP oferuje odpowiednią integrację).

8. FAQ – najczęściej zadawane pytania

• Pytanie: Jaki OMS wybrać?

Odpowiedź: Nie istnieje jeden najlepszy system dla wszystkich firm. Wybór powinien zależeć od liczby zamówień, wykorzystywanych platform sprzedażowych, systemu ERP oraz planów rozwoju. Wśród popularnych rozwiązań znajdują się m. in.: Apilo, Base, SellRocket, IdoSell czy Sellasist.

• Pytanie: Mam małą firmę. Czy potrzebuję OMS?

Odpowiedź: Jeżeli realizujesz kilka lub kilkanaście zamówień tygodniowo z jednego kanału sprzedaży, OMS może nie być jeszcze konieczny. Warto jednak rozważyć jego wdrożenie, gdy liczba zamówień rośnie lub zaczynasz sprzedawać na wielu platformach jednocześnie.

• Pytanie: Kiedy warto wdrożyć OMS?

Odpowiedź: Najczęściej wtedy, gdy pojawiają się problemy z ręczną obsługą zamówień, sprzedażą wielokanałową, synchronizacją stanów magazynowych lub gdy planujesz dalszy rozwój e-commerce. Im wcześniej uporządkujesz procesy, tym łatwiej będzie skalować działalność.

• Pytanie: Czy OMS może obsługiwać wiele magazynów?

Odpowiedź: Tak. Większość nowoczesnych systemów OMS umożliwia współpracę z wieloma magazynami oraz kierowanie zamówień do odpowiedniej lokalizacji zgodnie z ustalonymi regułami.

• Pytanie: Mam nieuporządkowane dane produktowe i magazyn. Czy mimo to warto wdrożyć OMS?

Odpowiedź: Tak, ale przed pełnym uruchomieniem systemu warto uporządkować dane. Nieprawidłowe stany magazynowe, duplikaty produktów czy niekompletne informacje mogą powodować błędy niezależnie od jakości samego systemu.

Można też rozważyć wdrożenie etapowe, wdrożyć elementy OMS, które i tak znacznie przyśpiesza realizacje zamówień a w kolejnym etapie “poukładać” dane na nowym systemie.

• Pytanie: Czy OMS można wdrożyć etapami?

Odpowiedź: Tak. To często najlepsze rozwiązanie. Można rozpocząć od integracji sklepu internetowego i ERP, a następnie stopniowo dodawać kolejne kanały sprzedaży, magazyny, firmy kurierskie czy automatyzacje.

• Pytanie: Czy OMS zastępuje ERP lub WMS?

Odpowiedź: Nie. OMS nie zastępuje tych systemów, lecz je uzupełnia. ERP odpowiada głównie za finanse, księgowość i gospodarkę magazynową, WMS za operacje magazynowe, natomiast OMS koordynuje przepływ zamówień pomiędzy wszystkimi elementami ekosystemu.

• Pytanie: Jakie są przykładowe OMS?

Odpowiedź: Najczęściej wybieranymi systemami w Polsce są: Apilo, Base, Sellasist, IdoSell OMS, xSale, Sellrocket.

Podsumowanie

OMS jest jednym z najważniejszych elementów nowoczesnego środowiska e-commerce. Pozwala centralnie zarządzać zamówieniami, automatyzuje powtarzalne procesy i ułatwia integrację sklepów internetowych, marketplace’ów, magazynów, systemów ERP oraz firm kurierskich.

Dla firm rozwijających sprzedaż internetową oznacza to przede wszystkim większą kontrolę nad procesami, mniej błędów operacyjnych oraz możliwość sprawniejszego skalowania działalności wraz ze wzrostem liczby zamówień. Warto jednak pamiętać, że skuteczność OMS zależy nie tylko od wyboru odpowiedniego systemu a bardziej od właściwie zaplanowanego wdrożenia.