Jak przygotować e-commerce na Q4? Więcej zamówień oznacza większe obciążenie magazynu, obsługi klienta i logistyki. Warto już teraz sprawdzić, które powtarzalne zadania można zautomatyzować, aby sprawniej obsługiwać zamówienia, ograniczyć ręczną pracę i lepiej przygotować firmę na sezon sprzedażowy.
Spis treści:
Na czym polega automatyzacja sprzedaży w e-commerce?
Co warto zautomatyzować przed sezonem Q4?
Jakie korzyści daje automatyzacja przed Q4?
1. Na czym polega automatyzacja sprzedaży w e-commerce?
Automatyzacja sprzedaży polega na wykorzystaniu systemów i integracji do wykonywania powtarzalnych zadań bez konieczności ręcznej obsługi każdego z nich.
Może obejmować pobieranie zamówień z różnych kanałów sprzedaży, synchronizację stanów magazynowych, fakturowanie, fiskalizację, przygotowywanie przesyłek czy komunikację z klientami.
Dzięki integracji sklepu internetowego, marketplace, systemu OMS, ERP i narzędzi logistycznych dane mogą przepływać między systemami automatycznie. Pozwala to uporządkować procesy i lepiej przygotować się na większą liczbę zamówień.
2. Co warto zautomatyzować przed sezonem Q4?
Nie każda firma potrzebuje tych samych rozwiązań. Warto zacząć od procesów, które zajmują najwięcej czasu lub najczęściej powodują błędy.
1. Obsługa zamówień i sprzedaż wielokanałowa
Systemy OMS, np. Base., Apilo czy Sellasist, mogą gromadzić zamówienia ze sklepu internetowego i marketplace w jednym panelu.
Co usprawnia:
Pobieranie zamówień z różnych kanałów sprzedaży.
Automatyczna zmiana statusów i przekazywanie danych między systemami.
Zarządzanie zamówieniami w jednym miejscu.
2. Synchronizacja magazynu i integracje ERP
Integracja systemu sprzedaży z magazynem i programem księgowym, np. Subiekt lub Comarch, pozwala ograniczyć ręczne przekazywanie danych.
Co usprawnia:
Synchronizacja stanów magazynowych między sklepem i marketplace.
Aktualizacja dostępności produktów po sprzedaży.
Automatyczne przekazywanie danych o zamówieniach do systemu ERP.
3. Fakturowanie, fiskalizacja i e-Paragony
Automatyzacja dokumentów sprzedażowych pozwala ograniczyć czas poświęcany na ich ręczne przygotowywanie. W zależności od integracji możliwe jest automatyczne wystawianie dokumentów i przekazywanie ich do klientów.
Co usprawnia:
Automatyczne wystawianie faktur na podstawie zamówień.
Przekazywanie dokumentów sprzedażowych między systemami.
E-paragony jako sposób na usprawnienie obsługi fiskalnej i elektroniczne przekazywanie paragonów klientom, jeśli rozwiązanie spełnia wymagania prawne i techniczne. Dowiedz się więcej o e-Paragonach.
4. Przygotowywanie paczek i wysyłek
Integracja z brokerem kurierskim lub bezpośrednio z przewoźnikiem może przyspieszyć przygotowanie przesyłek.
Co usprawnia:
Automatyczne generowanie etykiet kurierskich.
Zbiorczy wydruk etykiet dla wielu zamówień.
Przekazywanie numerów nadania do marketplace’ów i sklepów internetowych.
Automatyczna aktualizacja statusów wysyłki.
5. Automatyzacja zwrotów
Zwroty towarów również mogą być częścią zautomatyzowanego procesu obsługi zamówień.
Co usprawnia:
Automatyczne przyjmowanie zgłoszeń zwrotu.
Generowanie etykiet zwrotnych.
Przekazywanie informacji o zwrocie między systemem sprzedaży, magazynem i ERP.
Wsparcie aktualizacji statusów zamówienia i dokumentów związanych ze zwrotem.
Integracja danych między marketplace lub sklepem internetowym a OMS.
Zakres automatyzacji zależy od wdrożonych systemów i zasad obsługi zwrotów w firmie.
6. Automatyzacja pracy na fizycznym magazynie
Automatyzacja nie musi oznaczać wyłącznie wdrożenia oprogramowania. Dobrze zorganizowany magazyn również usprawnia realizację zamówień.
Co usprawnia:
Oznaczenia produktów kodami SKU i kodami kreskowymi.
Skanery i czytniki kodów podczas kompletacji.
Uporządkowane lokalizacje magazynowe.
Kontrola poprawności kompletowanych produktów.
7. Obsługa klienta i komunikacja
Systemy do obsługi zgłoszeń i CRM pomagają uporządkować kontakt z klientami oraz ograniczyć ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności.
Co usprawnia:
Automatyczne powiadomienia o statusie zamówienia.
Szablony odpowiedzi i autorespondery.
Porządkowanie wiadomości z różnych kanałów.
Baza klientów i historia kontaktu w CRM.
Przykładowe rozwiązania wspierające organizację obsługi klienta i komunikacji:
Responso - narzędzie do automatycznej komunikacji z klientem
3. Jakie korzyści daje automatyzacja przed Q4?
Automatyzacja e-commerce może pomóc w:
skróceniu czasu obsługi zamówień i przygotowania przesyłek,
ograniczeniu ręcznego przepisywania danych i ryzyka pomyłek,
sprawniejszej synchronizacji stanów magazynowych,
szybszym przygotowywaniu dokumentów sprzedażowych,
uporządkowaniu komunikacji z klientami,
obsłudze większej liczby zamówień bez proporcjonalnego zwiększania liczby ręcznych czynności
długodystansowo - niższych kosztach firmy
Oszczędzony czas można przeznaczyć na marketing, rozwój sprzedaży i budowanie relacji z klientami.
Przed sezonem warto przeprowadzić krótki audyt procesów w firmie. Sprawdź, gdzie powstają opóźnienia, które czynności są powtarzane ręcznie i jakie systemy nie wymieniają między sobą danych.
Następnie określ, które automatyzacje przyniosą największą korzyść w stosunku do kosztów wdrożenia. Nie zawsze konieczna jest wymiana całego oprogramowania - czasem wystarczy odpowiednia integracja, dodatki lub uporządkowanie pracy magazynu.
Przygotowanie do Q4 warto rozpocząć wcześniej. Testy integracji, konfiguracja automatycznych reguł i przeszkolenie pracowników przed szczytem sprzedażowym pozwalają sprawdzić, czy procesy działają zgodnie z potrzebami firmy.
Przydatne linki:
iCentral - Usprawnienie pracy firmy - narzędzie do uporządkowania danych z naciskiem na bezpieczeństwo.
Responso - Komunikacja z klientami
Integracje z ERP - Fakturowanie i fiskalizacja
Subiekt Nexo - System magazynowo - księgowy
