Jak się przygotować na sezon - czy to dobry moment na migrację?

Więcej zamówień, więcej pracy magazynu, większe obciążenie systemów, więcej kontaktów z klientami i jednocześnie mniej czasu na reagowanie na problemy.

Niektórzy nazywają ten okres wprost - „armagedon”. Nie musi nim jednak być.

Dobre przygotowanie pozwala nie tylko spokojniej przejść przez najbardziej intensywne tygodnie, ale przede wszystkim wykorzystać je do zwiększenia sprzedaży. Warto sprawdzić czy firma jest gotowa na większą liczbę zamówień, a następnie usunąć wąskie gardła, które mogą spowolnić ich realizację. Przygotowaliśmy również bezpłatną checklistę, dzięki której krok po kroku sprawdzisz gotowość swojej firmy na peak sezonu.

Spis treści

1. Co daje firmie dobre przygotowanie na peak sezonu?

2. Co zrobić przed sezonem? Praktyczne porady

3. Koszty i dodatkowe możliwości

4. Czy przed sezonem warto migrować system?

5. Potencjalne obawy związane z przygotowaniem do sezonu

6. FAQ - pytania i odpowiedzi

1. Co daje firmie dobre przygotowanie na peak sezonu?

W peaku realizacji zamówień kilka dodatkowych minut przy każdym zamówieniu może oznaczać godziny pracy w skali dnia. Dlatego warto przyjrzeć się procesom w firmie - od weryfikacji kadry przez składanie zamówień, pakowanie, aż po obsługę księgowości.

Jakie korzyści daje firmie odpowiednie przygotowanie?

• Większą przepustowość magazynu - jeżeli proces realizacji zamówienia jest dobrze zaplanowany, zespół może obsłużyć więcej zamówień w tym samym czasie

• Mniej błędów - uporządkowany picking i packing ograniczają liczbę pomyłek

• Większy komfort zespołu - pracownicy wiedzą, co mają robić i jak reagować na problemy

• Większą stabilność - przygotowane procedury ułatwiają działanie w przypadku awarii, a support zewnętrznej firmy daje poczucie wsparcia w sytuacjach kryzysowych

• Szybszą realizację zamówień - a tym samym większą szansę na dotrzymanie deklarowanego terminu dostawy,

• Mniejsze koszty operacyjne - automatyzacja i eliminacja zbędnych czynności pozwalają lepiej wykorzystać czas zespołu.

• Przygotowanie na kryzysowe sytuacje - zabezpieczenie sprzętu oraz awaryjne zasilanie. (Przeczytaj więcej na temat serwerów - TUTAJ

Peak sezonu to dużo pracy. Ale można wykonać ją mądrze.

2. Co zrobić przed sezonem? Praktyczne porady

• Zespół
  Sprawdź, ile osób potrzebujesz przy przewidywanej liczbie zamówień. Samo zatrudnienie dodatkowych pracowników nie wystarczy - trzeba również zaplanować ich wdrożenie. Nowa osoba powinna od pierwszego dnia wiedzieć, co ma robić i do kogo może zwrócić się z problemem.

• Magazyn i pakowanie
  Zmierz czas potrzebny na kompletację i pakowanie zamówienia. Sprawdź, czy masz wystarczającą liczbę stanowisk, skanerów, drukarek i pozostałego sprzętu.
  Warto również przeanalizować liczbę pomyłek. Dodatkowa weryfikacja zamówienia na etapie picking i packing, np. przy wykorzystaniu funkcji OMS, może ograniczyć błędy.

• Towar i opakowania
  Zweryfikuj dostępność produktów u kluczowych dostawców. Nie zapominaj też o opakowaniach. Brak kartonów, etykiet czy materiałów do pakowania może zatrzymać realizację zamówień równie skutecznie jak awaria systemu. Zweryfikuj dostawców materiałów do pakowania zgodnie z nowymi wymogami PPWR

• Logistyka
  Sprawdź, czy przewoźnik jest przygotowany na większy wolumen. W razie wzrostu sprzedaży może być potrzebna aktualizacja warunków współpracy lub dodatkowe odbiory.
  Warto również mieć plan awaryjny, np. w sytuacji, gdy kurier nie odbierze paczek.

• Systemy i stany magazynowe
  Sprawdź, czy stany magazynowe są prawidłowo synchronizowane pomiędzy wszystkimi kanałami sprzedaży. Im więcej zamówień, tym większe znaczenie ma automatyczna wymiana danych.
  Zastanów się również, które czynności nadal wykonywane są ręcznie. Jeżeli pracownik codziennie powtarza tę samą czynność setki razy, być może jest to dobry moment na automatyzację.

• Zwroty i reklamacje
  Większa sprzedaż może oznaczać również więcej zwrotów. Warto wcześniej ustalić, co dzieje się ze zwróconym produktem - czy wraca do sprzedaży, trafia do outletu, serwisu czy zostaje wycofany z obrotu.

• Sytuacje awaryjne
  Przygotuj prostą procedurę na najważniejsze scenariusze: awarię systemu, brak zasilania, nieobecność części zespołu czy problem z logistyką.
  Nie da się przewidzieć każdej możliwej sytuacji. Dobrze jednak przeanalizować dotychczasowe zdarzenia, tak aby w kolejnym krytycznym momencie nie zaczynać od pytania: “Co robimy?”.

• Zgodność z przepisami

  Upewnij się czy jesteś na bieżąco z przepisami. Zwiększona sprzedaż naraża na większe konsekwencje, jeśli jest niezgodność z przepisami. W 2026 roku nastąpiło kilka zmian prawnych, np. AI Act (Kliknij tutaj i przejdź do artykułu ), zwrot jednym kliknięciem (Kliknij tutaj i przejdź do artykułu)

3. Koszty i dodatkowe możliwości

Większość działań związanych z przygotowaniem nie wymaga inwestycji finansowych. Audyt procesu, spisanie procedur, zmierzenie czasu realizacji zamówienia czy sprawdzenie dostępów nie wymaga zakupu nowego systemu czy sprzętu.

Warto jednak rozważyć również dodatkowe wsparcie, np. skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy lub specjalisty dostępnego przez określoną liczbę godzin. Takie wsparcie może być szczególnie przydatne przy analizie procesów, automatyzacji czy przygotowaniu do sytuacji awaryjnych.

Dostępne dodatkowe możliwości wsparcia:

• Audyt procesów magazynowych - może pomóc znaleźć wąskie gardła, których firma nie zauważa, ponieważ na co dzień pracuje według tych samych schematów.
  Jeżeli analiza wykaże potrzebę zmian technicznych, zakres prac będzie zależał od konkretnej firmy. Każdy e-commerce ma inną konfigurację systemów, integracji i procesów, dlatego większe modyfikacje warto poprzedzić konsultacją.

• Narzędzie do ewidencji sprzętu i dostępów - wszystkie dostępy w jednym miejscu. Sprawdź iCentral → LINK

4. Czy przed sezonem warto migrować system?

Nie ma tutaj jednoznacznej odpowiedzi. Nie dla wszystkich firm start sezonu rozpoczyna się w tym samym czasie.

Dla jednych bezpieczniejszą opcją na początek sezonu będzie uporządkowanie obecnego systemu, a nie migracja. Jednak przy dużym zapasie czasowym może to być dobre rozwiązanie.

Zawsze warto skonfrontować wyobrażenie, a rzeczywistość, na przykład sprawdzić ile czasu będzie trwać migracja oraz wdrożenie. Jeśli okaże się, że nie jest to odpowiedni moment mimo wszystko warto podjąć inne działania - uporządkować procesy i w trakcie sezonu spisać informacje co działa, a co należy zmienić. Pomoże to po sezonie sprawnie wdrożyć nowy system i zautomatyzować procesy.

Jeśli jednak myślisz o wdrożeniu nowego systemu OMS lub migracji - do końca września 2026 roku trwa promocja na abonament Apilo. Zobacz więcej informacji tutaj-> Promocja Apilo

5. Potencjalne obawy związane z przygotowaniem do sezonu

• „Mamy ważniejsze rzeczy do zrobienia”
  To naturalne. Problem w tym, że im bliżej sezonu, tym mniej czasu na przygotowania. Kilka godzin poświęconych wcześniej na analizę procesu może oszczędzić wiele godzin pracy w peaku.

• „Zawsze sobie radziliśmy”
  Warto zapytać: jakim kosztem?
  Jeżeli sezon co roku oznacza nadgodziny, ręczne poprawki i ciągłe zaangażowanie wielu osób, prawdopodobnie jest przestrzeń do usprawnienia procesu.

• „Nie mamy czasu na dodatkowe zadania”
  Przygotowanie rzeczywiście wymaga czasu. Jest jednak inwestycją w zwiększenie przepustowości firmy i ograniczenie sytuacji kryzysowych.

• „Już za późno na migrację”
  Może się okazać, że w Twojej firmie to nie jest już odpowiedni moment na migrację. Nie oznacza to jednak, że jest za późno na usprawnienia. Można uporządkować obecne rozwiązanie i przygotować plan większych zmian na później.

• „Pomoc zewnętrznej firmy to dodatkowy koszt”
  Tak, ale warto porównać go z kosztem błędów, nadgodzin, opóźnień czy czasu poświęconego na rozwiązywanie awarii.
  Nie zawsze potrzebne jest stałe wsparcie. Czasami wystarczy jednorazowy audyt lub kilka godzin konsultacji.

6. FAQ - pytania i odpowiedzi

1. Pytanie: Czy warto przygotowywać się do sezonu, jeśli spodziewamy się tylko niewielkiego wzrostu sprzedaży?
   Odpowiedź: Tak. Przygotowanie pozwala znaleźć problemy, które przy mniejszej liczbie zamówień mogą być niewidoczne. Pomoże to usprawnić i uporządkować procesy oraz wprowadzić zmiany jeśli zajdzie taka potrzeba.

2. Pytanie: Czy Q4 to dobry moment na migrację systemu?
   Odpowiedź: To zależy od potrzeb i możliwości firmy oraz czasu potrzebnego na wdrożenie. Jeżeli jest go niewiele, bezpieczniejsze może być uporządkowanie obecnego systemu i zaplanowanie migracji po sezonie.

3. Pytanie: Co sprawdzić w pierwszej kolejności?
   Odpowiedź: Przede wszystkim proces realizacji zamówienia. Warto przeanalizować jego poszczególne etapy, aby wychwycić miejsca, które wymagają usprawnienia.

4. Pytanie: Czy przygotowanie do sezonu wymaga dużych inwestycji?
   Odpowiedź: Nie. Wiele działań można wykonać bez dodatkowych kosztów - poprzez analizę procesów, przygotowanie procedur i ograniczenie zbędnej pracy ręcznej.

5. Pytanie: Co zrobić, jeśli sezon już się zaczyna?
   Odpowiedź: Nie próbować zmieniać wszystkiego jednocześnie. W pierwszej kolejności warto zabezpieczyć kluczowe procesy, przygotować procedury awaryjne i ograniczyć największe źródła błędów.

Peak sezonu nie musi oznaczać chaosu. Im wcześniej firma sprawdzi swoje procesy, tym większa szansa, że wzrost liczby zamówień będzie przede wszystkim szansą na większą sprzedaż, a nie źródłem problemów.
A jeśli planujesz migrację systemu, nie podejmuj decyzji wyłącznie na podstawie kalendarza. Najważniejsze są realny czas wdrożenia, zakres zmian i możliwość spokojnego przetestowania rozwiązania przed rozpoczęciem wysokiego sezonu.

Przydatne linki:

https://icentral.tech/